Unsere Leistungen

Einrichtung der Verwaltung: Übernahme/Erfassung der Eigentümer- und Lieferantendaten, Informationsschreiben an alle Eigentümer, Anzeige des Verwalterwechsels bei allen Vertragspartnern, Einrichtung der Objektdaten und der Buchhaltungskonten im IT-System des Verwalters, Einholung und Einrichtung von SEPA-Lastschriftmandaten.

Einarbeitung in die Teilungserklärung/Gemeinschaftsordnung, Sichtung der vor Verwaltungsübernahme gefassten Beschlüsse, Überprüfung der bestehenden Dienstleistungs- und Versorgungsverträge auf Vollständigkeit und Wirtschaftlichkeit, Überprüfung des Umfangs des Versicherungsschutzes, Beschaffung fehlender, aber erforderlicher Verwaltungsunterlagen, Erstbegehung der Wohnanlage zwecks Feststellung erforderlicher Erhaltungs- und Ver-kehrssicherungsmaßnahmen.

Ordentliche jährliche Eigentümerversammlung

• Formulierung der Einladung nebst Tagesordnung
• Versand der Einladungsunterlagen an alle Miteigentümer inkl. Anlagen
• Ergänzung der Tagesordnung für Eigentümeranträge, die erst nach bereits erfolgter Einberufung gestellt werden
• Durchführung inkl. Übernahme des Versammlungsvorsitzes während der Bürozeiten
• Unverzügliche Erstellung der Niederschrift in Form eines Ergebnisprotokolls und Vorlage bei den unter-schriftsberechtigten Personen sowie Versand an alle Miteigentümer nach Unterzeichnung
• Führung der Beschluss-Sammlung

Online-Teilnahme an Eigentümerversammlungen

• Vorbereitung und Durchführung von Eigentümerversammlungen mit Online-Teilnahme von Wohnungsei-gentümern ohne Kosten der Software

Verwaltung der gemeinschaftlichen Gelder durch Führung der Bankkonten im Namen der Eigentümerge-meinschaft

• Fristgerechte Bewirkung von Zahlungen
• Sachliche und rechnerische Prüfung der Eingangsrechnungen
• Kontrolle und Abrechnung von Hausmeister- und Sonderkassen (z. B. für gemeinschaftliche Waschein-richtungen)
• Überwachung des Zahlungseingangs der einzelnen Eigentümer und sonstiger Schuldner der Eigentümer-gemeinschaft
• Erstellung von Mahnschreiben bei Verzug von Eigentümern mit Zahlungsverpflichtungen gegenüber der Eigentümergemeinschaft
  Wirtschaftsplan / Jahresabrechnung
• Aufstellung des Gesamt- und Einzelwirtschaftsplanes (§ 28 Abs. 1 WEG) sowie Versand an alle Miteigen-tümer
• Erstellung der Gesamt- und Einzelabrechnung (§ 28 Abs. 2 WEG) sowie Versand an alle Miteigentümer
• Buchhalterische Einrichtung und laufende Abrechnung zusätzlicher (über die Erhaltungsrücklage hinaus-gehender) Rücklagen
• Buchhalterische Einrichtung und laufende Abrechnung von Abrechnungskreisen, die durch Beschlüsse gemäß § 21 WEG zur differenzierten Kostentragung baulicher Veränderungen entstehen
• Einforderung der sich aus dem jeweiligen Einzelwirtschaftsplan/Einzelabrechnung ergebenden Hausgeld-beträge (Vorschüsse und Nachschüsse) zur jeweiligen Fälligkeit im SEPA-Lastschrifteinzugsverfahren
• Bei Nichtteilnahme am SEPA-Lastschrifteinzugsverfahren: Verbuchung eingehender Hausgeldbeträge
• Erstellung eines Vermögensberichts (§ 28 Abs. 4 WEG) sowie Versand an alle Miteigentümer
• Bereithaltung der Abrechnungsunterlagen zur Einsichtnahme
• Umsetzung von Beschlüssen zur Erhebung von Sonderumlagen (Berechnung, Anforderung, Zahlungs-überwachung und Abrechnung)

• Einrichtung und laufende Pflege aller Eigentümerdaten
• Geordnete Aufbewahrung der Stamm-Verwaltungsunterlagen (notarielle Urkunden, Teilungserklä-rung/Aufteilungsplan, Versammlungsniederschriften, Schließpläne, Urteile) im Original/Papierform
• Geordnete Aufbewahrung der sonstigen Verwaltungsunterlagen (insb. Abrechnungen und Wirtschaftsplä-ne, Rechnungsbelege, Bankkontoauszüge, Schriftverkehr mit Eigentümern und Dritten, Ausschreibungen etc.) während der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen bzw. bis zur Entscheidung der Eigentümer über de-ren weitere Aufbewahrung in digitaler Form
• Bearbeitung von Eigentümerwechseln
• Einstellung, Überwachung und Kündigung von Personal für die Eigentümergemeinschaft (z. B. Hauswart, Hausreinigungskräfte)
• Abschluss und Kündigung von Lieferungs- und Entsorgungs-, Wartungs- und sonstigen Dienstleistungs-verträgen, Versicherungsverträgen sowie von Verträgen zur verbrauchsabhängigen Abrechnung von Heiz-, Warmwasser und Kaltwasserkosten einschl. der erforderlichen Geräteausstattung
• Vermietung von Gemeinschaftsflächen (als Abstellplätze, Hausmeisterwohnungen, Lagerräume, Werbe-flächen oder zur sonstigen Nutzung) inkl. Mietinkasso und laufender Mietverwaltung

(kaufmännische Betreuung, keine bautechnische Beratung)
Laufende Erhaltungsmaßnahmen (Entscheidungskompetenzen des Verwalters müssen in der Eigentümerversammlung besprochen und beschlossen werden)
• Einholung von Kostenvoranschlägen
• Auftragsvergaben
• Organisation und Koordination der Durchführung der Arbeiten
• Kaufmännische Rechnungsprüfung

Bearbeitung von Gewährleistungsansprüchen
• Bearbeitung von Mängelmeldungen am Gemeinschaftseigentum, Anzeige der Mängel gegenüber dem Gewährleistungspflichtigen, Mitwirkung bei der Verfolgung

Unterstützung des Verwaltungsbeirats (sofern vorhanden)
• Ausarbeitung von Entscheidungsvorschlägen und Einholung der Stellungnahme des Verwaltungsbeirats
• Mitwirkung bei der Prüfung von Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung